Konferencja po godzinach – 5 pomysłów na integrację uczestników konferencji

Nie od dziś wiadomo, że rozmowy, spotkania i wspólne spędzanie czasu z inspirującymi ludźmi niezwykle poszerzają horyzonty – także te biznesowe. Idealną platformą do takiej wymiany doświadczeń okazują się eventy branżowe i konferencje. Jednak prezentacje, prelekcje i wykłady to nie wszystko. Często najwięcej dzieje się w kuluarach… Dlatego dobrze przygotowana konferencja to taka, w której programie organizatorzy przewidzieli także integrujące uczestników ciekawe propozycje aktywności w czasie wolnym.

mrkt

Patrzymy w jednym kierunku – znaczenie integracji środowiska biznesowego

Jakie korzyści wiążą się z atrakcyjnymi i niecodziennymi zajęciami integracyjnymi? Przede wszystkim wspólne spędzanie czasu wolnego w niebanalny sposób kreuje przyjazną, budzącą zaufania atmosferę. Ta zaś ma nie tylko znaczenie wizerunkowe, wpływając na ogólne dobre wrażenie, jakie sprawia nasze wydarzenie, ale i sprzyja nawiązywaniu nowych kontaktów biznesowych oraz zdobywaniu potencjalnych klientów czy partnerów handlowych.

Nie do przecenienia jest także wymiar team-buildingowy imprez integracyjnych. Okazuje się, że kwestia budowania zespołu i umacniania więzi nie ogranicza się jedynie do poziomu konkretnej firmy. Eventy branżowe służące konsolidacji środowiska danej gałęzi biznesu również bardzo na tym korzystają. Uświadamianie wspólnych celów i zbieżnych interesów partnerów biznesowych to przecież jedno z ważnych wyzwań postawionych przed organizatorami takiego wydarzenia. Największy potencjał team-buildingowy stwarza właśnie odpowiednio zaplanowany czas wolny.

Jak atrakcyjnie zagospodarować konferencję „po godzinach”?

1. Gry miejskie, gry terenowe

Większość organizatorów konferencji stawia na czas wolny spędzany na wolnym powietrzu, w terenie. Po długim czasie spędzonym w pozycji siedzącej w sali konferencyjnym wszelkie działania outdoorowe spotykają się z entuzjastycznymi reakcjami uczestników konferencji. Gry terenowe i gry miejskie wydają się więc idealnym rozwiązaniem. Zazwyczaj nie ma problemu, by taką aktywność wyprowadzić na ulice miasta. Jeśli planowana liczba uczestników jest znacząca, warto poinformować o planowanym działaniu odpowiednie władze miejskie. Idealnie byłoby również, gdyby przynajmniej część zadań odbywała się na terenie obiektu konferencyjnego, na co zwraca uwagę Joanna Olszewska, w Centralnym Biurze Sprzedaży grupy Accor Hotels odpowiedzialna za kontakty z klientami korporacyjnymi: – Na pewno dobrze jest, jeśli w danym hotelu są jakieś dodatkowe atrakcje, którą zwiększą jeszcze bardziej atrakcyjność tego miejsca. W naszej sieci możemy się pochwalić hotelami, w których mamy np. basen z ogrodem na zewnątrz (Novotel Warszawa Airport) lub zorganizujemy zajęcia team-buildingowe na dachu (Novotel Warszawa Centrum).

Tematyka i przebieg gry zależy tylko od naszej kreatywności. Specjaliści od animacji czasu wolnego z pewnością doradzą rozwiązania najlepiej skorelowane z naszym eventem. Warto też pomyśleć o wykorzystaniu podczas gry najnowszych technologii: aplikacji mobilnych (inspiracją niech będzie popularna ostatnio gra Pokemon GO!), urządzeń GPS itd.

2. Militaria

Od wielu lat wśród najczęściej wybieranych przez organizatorów integracyjnych atrakcji są te, które w jakiś sposób łączą się z tematyką militarną. To gwarancja mocnych wrażeń i… pozytywnych emocji za sprawą endorfin po wysiłku fizycznym. Co można robić na poligonie? Najpopularniejszym obecnie rozwiązaniem wydają się zawody paintballowe. Ale na tym nie koniec. Przejażdżka wozem opancerzonym czy wyścigu quadów to rozrywki, które uczestnicy konferencji zapamiętają na całe życie. Zwolennikom rozrywek nieco spokojniejszych zaproponować zaś można szkolenie z zakresu obsługi wykrywacza metali albo pokazy pirotechniczne.

3. Lip Dub

W dobie mediów społecznościowych, kiedy każdy event wymaga dokumentacji w postaci filmów lub zdjęć, strzałem w dziesiątkę wydają się takie działania integracyjne, które owocują namacalnym „materiałem dowodowym”. Lip Dub, czyli specyficzny „teledysk”, w którym uczestnicy jedynie poruszają ustami do piosenki będącej podkładem muzycznym, nadaje się do tego celu idealnie. Lip Dub nagrywa się w jednym ujęciu – nacisk kładzie się zatem na dobre zgranie i współpracę „aktorów”. Zabawy i śmiechu przy tym co niemiara – istotna jest bowiem wcześniejsza charakteryzacja, makijaż, przebranie… W doborze piosenki polecamy kierować się tematyką naszego eventu. Pracownicy branży budowlanej bawiący się do „Podaj cegłę”? Czemu nie! Efekty mogą się okazać zaskakująco satysfakcjonujące. Udany lip dub warto zaprezentować szerszej publiczności – jego potencjał promocyjny jest ogromny!

4. Body Zorbing / Bumper Ball

Pod tą tajemniczą nazwą kryje się jeden z najnowszych trendów na rynku imprez organizacyjnych. Pomysł narodził się w Nowej Zelandii, gdzie grupa przyjaciół postanowiła pograć w piłkę nożną. Nie byłoby w tym nic dziwnego, gdyby nie fakt, że każda osoba ubrana była… w gigantyczną dmuchaną bańkę. Wszystko wygląda komicznie i kosmicznie. Gra jest bardzo bezpieczna, ponieważ wielkie kule-zderzacze amortyzują wszelkie upadki i zderzenia z innymi graczami. Turniej w bumper ball podczas eventu branżowego z pewnością na długo zapadnie w pamięć wszystkim uczestnikom. Duża dawka śmiechu gwarantowana – a jak wiadomo, śmiech łagodzi obyczaje.

5. Wieczór tematyczny

To stosunkowo najczęściej wykorzystywana przez organizatorów konferencji opcja. Bez problemu można taką imprezę zorganizować w obiekcie, w którym odbywa się konferencja – nawet w sali konferencyjnej, jeśli jest mobilna i pozwala na łatwą i sprawną zmianę aranżacji. Takimi salami dysponują np. hotele grupy Accor Hotels. W tym wypadku wystarczy tylko wybrać odpowiedni motyw przewodni i zadbać o detale wystroju, by stworzyć wspaniałe widowisko i niezapomniany wieczór. Do popularnych i często wykorzystywanych przez organizatorów pomysłów należą m.in. szalone lata 70., imprezy w stylu tropikalnym czy tzw. „czarne fiesty”, gdzie wszystkich obowiązuje czarny strój. Joanna Olszewska zdradza: – Zależy to od tematyki spotkania i miejsca, w którym się ono odbywa, ale klienci korporacyjni często decydują się na uroczyste kolacje, na które zapraszane są np. znane osoby. Organizowane są dla gości koncerty, spektakle, kabarety itp.

Przy doborze tematu warto więc kierować się przede wszystkim zgodnością z tematem przewodnim naszego eventu i przewidywanymi preferencjami jego uczestników – choć to tylko sugestia. Ograniczeniem jest jedynie wyobraźnia.

Co na to ekspert?

Czy rzeczywiście integracja uczestników eventu branżowego jest tak ważna? O opinię w tej sprawie zapytaliśmy też Pawła Feliszka, który w Centralnym Biurze Sprzedaży AccorHotels w Polsce odpowiada za kontakty z klientami międzynarodowymi.

Czy według Pana w procesie wyboru obiektu konferencyjnego duże znaczenie mają możliwości, jakie daje on w organizacji czasu wolnego uczestników eventu?

Przy wydarzeniach dłuższych niż jednodniowe konferencje niewątpliwie tak. Goście, szczególnie wieczorami, szukają możliwości wyjścia z hotelu, zmiany otoczenia, w jakim się znajdują, stąd niewątpliwie warto wziąć pod uwagę wszelkie możliwości dodatkowych atrakcji, jakie można gościom zapewnić.

Jak ważna jest z Pana perspektywy efektywna integracja gości eventu branżowego?

Jest niezwykle istotna. Każdorazowo stanowi olbrzymią wartość dodaną każdego eventu. Pozwala na wymianę doświadczeń, opinii, sukcesów, jakie się zdarzyły w ostatnim czasie. A dodatkowo pozwala Gościom po intensywnym dniu konferencyjnym na odrobinę relaksu.

Na jakie atrakcje w czasie wolnym najczęściej decydują się klienci międzynarodowi?

Goście zagraniczni zdecydowanie szukają atrakcji, które pozwolą im odkryć miasto, w którym aktualnie spotkanie się odbywa. Może to być klasyczne zwiedzanie najważniejszych atrakcji danego miasta, ale też coraz częściej Klienci decydują się na zwiedzanie miasta w bardziej oryginalny sposób, jak np. wynajem zabytkowego tramwaju / autobusu / auta i przejazd najistotniejszymi szlakami danego miasta.

Dobrej zabawy!

Joanna Olszewska zajmuje się w Centralnym Biurze Sprzedaży AccorHotels współpracą z klientami korporacyjnymi. Posiada wieloletnie doświadczenie w branży MICE.

Paweł Feliszek reprezentuje Centralne Biuro Sprzedaży grupy AccorHotels w Polsce. Odpowiada za kontakty z klientami międzynarodowymi. W branży eventowej obecny od ponad 8 lat.